SISTEM SELEKSI KARYAWAN

“Sistem seleksi, kejelasan persyaratan jabatan dan kejelasan tugas dan pengaruhnya terhadap motivasi kerja karyawan”

Salah satu masalah besar tentang bagaimana membawa orang ke dalam suatu organisasi adalah bagaimana proses perekrutan, seleksi, pelatihan dan penempatan yang telah dirancang dapat menghasilkan prestasi yang diinginkan secara maksimum. Sehingga hal pertama yang harus diperhitungkan dan sangat penting adalah bagaimana merekrut karyawan, menyeleksi, melatih, membudayakan mereka dan menempatkan mereka pada posisi yang paling membuat mereka berperan efektif (Schein, 1991).

Manajemen personalia sebelum melakukan kegiatan penerimaan dan penempatan karyawan sebenarnya telah melaksanakan kegiatan lain, yaitu merancang suatu landasan untuk penerimaan dan penempatan karyawan. Rancangan ini biasa sisebut analisa jabatan. Oleh Alex S. Nitisemito dalam bukunya Manajemen Personalia (1983 : hal 18) analisa jabatan diartikan sebagai suatu kejadian untuk memberikan analisa pada setiap jabatan atau pekerjaan sehingga akan didapat gambaran tentang syarat-syarat jabatan dan penjelasan tentang jabatan tersebut. Syarat-syarat jabatan atau spesifikasi  jabatan dan gambaran jabatan inilah yang sangat penting sebagai landasan dalam proses rekrutiment – seleksi – penempatan karyawan.

Gambaran jabatan yang disebut pula job description menyajikan rangkuman tentang pekerjaan, titel pekerjaan dan peralatan yang digunakan (Winardi, 1980). Berikut ini contoh job description (Winardi, 1980) :

URAIAN TENTANG PEKERJAAN (JOB DESCRIPTION)

NAMA ...............................................................................                   TANGGAL .......................................

DEPARTEMEN ...................................................................                            MACAM PEKERJAAN ......................

1.       URAIAN TENTANG TUGAS-TUGAS

HARIAN

PERIODIK

LAINNYA

2.       SYARAT-SYARAT INISIAL UNTUK KEDUDUKAN YANG BERSANGKUTAN

A.      PENDIDIKAN (SEKOLAH, AKADEMI, UNIVERSITAS)

B.      PENGALAMAN (TERMASUK PENGALAMAN MINIMUM DIUKUR DENGAN WAKTU)

3.       TANGGUNG JAWAB

A.      TERHADAP KESELAMATAN PIHAK LAIN (JUMLAH ORANG)

B.      PEKERJAAN ORANG LAIN (JUMLAH)

C.       PERALATAN (NILAI)

D.      BAHAN-BAHAN ATAU PRODUK (NILAI)

4.       USAHA

BERAPA WAKTU DIGUNAKAN UNTUK

BERDIRI                                             BERJALAN

DUDUK                                                MENGANGKAT

5.       KONDISI-KONDISI KERJA

A.      JAM-JAM KERJA REGULER

B.      BAHAYA

6.       DARI SIAPAKAH PEKERJAAN DITERIMA?

KEPADA SIAPA PEKERJAAN DITERUSKAN?

7.       KEPADA SIAPAKAH SAUDARA BERTANGGUNG JAWAB?

APAKAH KEDUDUKANNYA?

Sedang syarat-syarat jabatan yang disebut juga job specification merupakan suatu informsi tentang syarat-syarat yang diperlukan setiap pegawai agar dapat memangku jabatan tersebut (Nitisemito, 1983). Menurut Winardi (1980 : hal. 125) spesifikasi pekerjaan secara terperinci menguraikan sifat-sifat fisik, mental dan psikologis yang diminta dari pekerja Job specification ini perlu direvisi dari waktu ke waktu – mengingat bahwa isi pekerjaan berubah.

Jenis informasi yang diperlukan dalam spesifikasi jabatan :

1.       Perincian tugas-tugas, menurut tahap-tahap (kalau mungkin) yang menunjukkan bagaimana pekerjaan harus dilaksanakan lebih baik dan batas-batas pekerjaan.

2.       Tanggung jawab terhadap atasan – kepada siapakah perkeja tersebut bertanggung jawab?

3.       Tahap promosional. Dalam jangka waktu berapa lama perkerja tersebut akan dipromosi? Berapa lama pekerja tersebut siap untuk tugas yang lebih bertanggung jawab?

4.       Keterangan tentang pekerjaan yang spesifik.

5.       Standart-standart hasil pekerjaan yang diinginkan – jumlah, kualitas, waktu.

6.       Kondisi kerja khusus (bila ada).

7.       Bahaya.

8.       Jumlah orang yang bekerja pada setiap pekerjaan.

9.       Pekerjaan-pekerjaan yang berhubungan.

10.   Penghasilan aktual dewasa ini.

11.   Alasan-alasan yang sering dikemukakan untuk meniggalkan pekerjaan.

Setelah ditentukan syarat-syarat suatu jabatan dan gambaran jabatan tersebut, perusahaan melakukan penarikan atau rekruitmen karyawan. Menurut Roger Hawk (dalam Winardi, 1980), Fungsi rekruiting adalah untuk memperoleh, mengevaluasi, memperoleh pertanggungjawaban jabatan, dan orientasi karyawan baru yang menduduki posisi-posisi yang ditawarkan agar sukses melaksanakan pekerjaan dalam organisasi. Di sini dapat dilihat bahwa fungsi rekruiting meliputi tindakan rekruiting – seleksi – penempatan. Sasaran akhir dari proses rekruiting adalah penempatan calon-calon pekerja pada jabatan-jabatan yang tersedia di lingkungan organisasi yang bersangkutan (Winardi, 1980).

Setelah proses rekruitmen maka proses seleksi dilakukan. Menurut Nitisemito (1983 : hal. 44) seleksi adalah kegiatan perusahaan untuk dapat memilih karyawan yang paling tepat dalam jumlah yang tepat pula. Proses seleksi ini tergantung oleh ketepatan analisa  jabatan dan metode seleksi yang digunakan.

Pada dasarnya, proses seleksi merupakan proses produksi – yaitu membuat suatu ukuran yang terinformasi mengenai siapa di antara berbagai pelamar yang paling cocok dengan pekerjaan yang akan dilaksanakan (Winardi, 1980). Tetapi untuk pengambilan keputusan kita memerlukan keterangan tentang pekerjaan (persyaratan jabatan dan gambaran jabatan) serta para pelamar pekerjaan ini.

Menurut Winardi (1980: hal. 85) terdapat empat alat seleksi utama :

1.       Formulir lamaran (application blanks atau biographical inventories)

Formulir ini merupakan alat tradisional yang berisi keterangan-keterangan biografis, misalnya tentang usia, status perkawinan, pendidikan yang diperoleh, jumlah orang yang tergantung padanya, pengalaman kerja, penyakit yang pernah diderita.

Formulir ini dapat bermanfaat untuk mengetes pelamar dalam menulis, menyusun pikiran mereka dan menyajikan fakta secara jelas dan teratur.

Dapat digunakan sebagai :

1)     Membantu dalam wawancara sebagai petunjuk dan titik tolak tentang pekerjaan formal.

2)     Perusahaan memperoleh data untuk arsip kepegawaian.

3)     Memberi petunjuk apakah pelamar secara konsisten telah berhasil atau tidak menduduki jabatan-jabatan yang lebih baik.

4)     Petunjuk tentang tingkat pendidikan dan pengalaman kerjanya apakah terpola secara logis.

2.       Wawancara (Interviews)

Wawancara memungkinkan peninjauan individu secara total dan menilai orang yang bersangkutan serta kelakuannya secara langsung. Dalam wawancara ini dapat dipelajari lebih banyak tentang latar belakang, minat, nilai-nilai pelamar. Sebaliknya pelamar juga dapat memperoleh informasi tentang organisasi dan pekerjaan yang akan dihadapi.

3.       Ujian-ujian fisik (Physical Examination)

Banyak pekerjaan yang memerlukan stamina luar biasa, kekuatan untuk ketahanan (toleransi) dan kondisi-kondisi yang tidak mengenakkan. Ujian-ujian fisik mengungkapkan apakah seseorang calon memilki kualitas-kualitas demikian.

4.       Tes-tes Formal (formal Test)

Tes dikembangkan dalam rangka untuk mecari lebih banyak alat-alat objektif guna mengukur kualifikasi-kualifikasi serta bakat yang mungkin tidak ditunjukkan dalam wawancara atau formulir lamaran.

Contoh-contoh jenis tes ini :

a.       Tes-tes hasil pekerjaan (performance test)

Dalam tes ini pelamar diminta untuk menunjukkan kebolehannya dalam melaksanakan pekerjaan. Kelemahannya kita tidak mungkin melakukan pada pekerjaan seperti manajer pabrik dan pekerja-pekerja yang tidak berpengalaman di bidang pekerjaan tersebut.

b.       Tes-tes Intelegensi

Tes ini digunakan berdasar asumsi bahwa orang yang belajar cepat, gesit adn pandai dapat mempelajari hampir semua pekerjaan lebih cepat dibandingkan mereka yang tidak memiliki kemampuan demikian. Sedangkan untuk pekerjaan yang berulang-ulang, intelegensi tidak boleh melampaui tingkat tertentu agar ketidakpuasan para pekerja dapat dikurangi.

c.       Tes-tes bakat (aptitude test)

Tes ini dapat digunakan meramal kemungkinan seorang pelamar dapat mempelajari pekerjaan-peekerjaan spesifik tertentu.

d.       Tes-tes minat

Biasanya digunakan perusahaan-perusahaan untuk menentukan kecocokan terhadap pekerjaan-pekerjaan spesifik.

e.       Tes-tes kepribadian (personality test)

Tes-tes kepribadian ini mencoba untuk memprediksi bagaimana orang-orang akan menghadapi tekanan-tekanan antar perorangan serta situasional. Tes-tes kepribadian ini berusaha untuk memperoleh data-data tentang motivasi seorang individu, penyesuaian diri, kapasitas terhaadp citra antar perorangan.

Hal yang penting adalah manusia dalam organisasi yang direkrut ditempatkan. Untuk memberikan gambaran tentang salah satunya kita perlu mengetahui tentang motivasi manusia dalam memasuki suatu organisasi atau perusahaan. Bagi seorang manajer atau administrator memahami hakekat manusia sangatlah penting. Sulitnya mengerahkan manusia yang terwaahi dalam suatu organisasi dikarenakan satu sama lain berbeda dalam hal kepentingan, kebutuhan, keinginan, sebagai akibat dari perbedaan jenis kelamin, usia, pendidikan, dan sebagainya (Effendy, 1989).

Para karyawan yang bekerja di perusahaan atau jawatan atau organisasi kekaryaan lainnya, mempunyai tujuan untuk memuaskan kebutuhan hidupnya. Ketika ia menjadi anggota organisasi, dengan kata lain, menjadi pegawai perusahaan, mungkin saja ternyata kebutuhannya tidak terpuaskan, tetapi ia tetap bekerja di situ, tidak ingin keluar dari kelompoknya, karena ia memperoleh keuntungan lain, misalnya karena kondisi kerjanya menyenangkan (Effendy, 1989)

Mengenai kebutuhan manusia, Dr. Walter Langer (dalam Effendy, 1989) membagi dalam tiga jenis :

a.       Kebutuhan fisik (physical needs)

Yaitu kebutuhan yang paling dikenal, karena paling mudah diamati. Misalnya kebutuhan makanan, pakaian, rumah, penerangan lampu, dan sebagainya.

b.       Kebutuhan sosial (social needs)

Yaitu kebutuahn  akan hubungan dengan orang lain secara akrab. Apabila kebutuhan sosial seorang karyawan tidak terpenuhi, bukan tidak mungkin akan terjadi tingkah laku yang menghambat tujuan organisasi.

c.       Kebutuhan egoistis (egoistic needs),

Perbedaanya dengan sosial needs adalah bahwa tujuan bukan semata-mata hubungan dengan orang lain, tetapi terutama adalah pandangan istimewa kepada dirinya. Orang lain adalah alat untuk pemenuhan kebutuhan egoistisnya. Contohnya kebutuhan menjadi orang yang dominan. Motifnya egoistis dipenuhi dengan pengakuan, tanda status, wewenang untuk memerintah, terbedakannya dari kelompoknya, dan sebagainya.

McClelland yang terkenal dengan pemikiran mengenai kebutuhan akan prestasi (need for achievment)berpendapat bahwa need forachievment adalah suatu daya dalam mental manusia untuk melakukan suatu kegiatan lebih baik, lebih cepat, lebih efektif dan lebih efisien daripada kegiatan yang dilaksanakan sebelumnya.

Kebutuhan-kebutuhan manusia menurut beberapa teori di atas tentunya harus dilakukan pemenuhan oleh individu. Daya gerak yang mencakup dorongan, alasan dan kemauan yang timbul dari dalam diri seseorang dan menyebabkan ia berbuat sesuatu itulah motif, sedang mitvasi adalah pembangkitan motif tersebut (Effendy, 1989).

W.I. Thomas menggolongkan motif ke dalam empat golongan :

1)     Motif rasa aman (the security motive)

Motif ini erat hubungannya dengan kebutuhan seseorang untuk membela diri dari setiap ancaman terhadap kebutuhannya sebagai manusia.

2)     Motif respons (the respons motive)

Yakni hasrat seseorang untuk berhubungan dengan orang lain secara akrab.

3)     Motif pengalaman baru (the new experience motive)

Meliputi keinginan untuk mengetahuida n mengerti, keinginan untuk mewujudkan diri dan keinginan variasi dalam soal seks.

4)     Motif pengakuan (the recognition motive)

Yaitu keinginan untuk menjadi orang yang berbeda dengan orang-orang lain di mata kelompoknya atau masyarakat. Termasuk di dalam harga diri, status, dan prestise.

Adapun ciri-ciri motif individu (As’ad, 1991) adalah :

a)      Majemuk, Dalam suatu perbuatan tidak hanya mempunyai satu tujuan tetapi beberapa tujuan yang berlangsung bersama-sama.

b)     Dapat berubah-ubah, Hal ini disebabkan keinginan manusia selalu berubah-ubah sesuai kebutuhan dan keinginannya

c)      Berbeda-beda bagi individu.

d)     Beberapa motif tidak disadari individu.

Faktor pendorong penting yang menyebabkan manusia bekerja adalah adanya kebutuhan yang harus dipenuhi. Aktivitas dalam kerja mengandung unsur suatu kegiatan sosial, menghasilkan sesuatu, dan pada akhirnya memenuhi kebutuhannya (As’ad, 1991).

Menurut Mc Gregor (dalam As’ad, 1991) seseorang bekerja karena bekerja merupakan kondisi bawaan seperti bermain atau beristirahat, untuk aktif dan mengerjakan sesuatu.

Seleksi dan klasifikasi karyawan tidak hanya menyangkut kemampuan, tetapi juga sikap dan motivasi. Sifat pekerjaan serta kondisi saat pekerjaan tersebut dilaksanakan mungkin sangat berpengaruh terhadap motivasi karyawan (Anastasi, 1993).

Menurut Kartini Kartono (1994 : hal. 47) motivasi bekerja tidak hanya berwujud kebutuhan ekonomis (bentuk uang), tetapi bisa juga dalam bentuk psikis atau aktif berbuat. Sebabnya antara lain karena ganjaran yang paling “manis” dari bekerja aadlah “nilai sosial dalam bentuk pengakuan, penghargaan, respek dan kekaguman kawan-kawan terhadap pribadinya”. Hampir bagi semua orang kerja menyajikan persahabatan dan kehidupan sosial.

Tidak selamanya motif uang menjadi primer bagi karyawan. Hampir semua orang bekerja untuk bisa hidup, sekaligus untuk merasa berguna, merasa dikehendaki atau dibutuhkan, dan demi pencapaian status sosial tertentu (Kartini, 1994)